Что такое Битрикс24 и как им пользоваться

19.01.2023

Система управления взаимоотношениями

Любая организация, которая использует разные каналы коммуникаций с клиентами, рано или поздно приходит к необходимости внедрения CRM. Система управления взаимоотношениями помогает налаживать внутренние процессы, разрабатывать и запускать рекламные кампании, повышать продажи, анализировать текущую и эффективно планировать будущую деятельность.

Битрикс24 – одна из популярных CRM-систем. Имеет простой и понятный функционал, однако новые пользователи неизбежно столкнутся со сложностями. Рассказываем, как пользоваться Битрикс24 и получать результаты с минимальными усилиями.

Назначение сервиса

Битрикс24 – это комплексный продукт, который облегчает и оптимизирует совместную работу нескольких отделов одного предприятия. В нем объединены инструменты для планирования, делегирования, аналитики, оценки, делового общения между сотрудниками, доведения важной информации до персонала. В целом все возможности Битрикс24 служат оцифровке деловых процессов и главных направлений деятельности организации.

С помощью сервиса компания решает много задач:

• формирует сведения о целевой аудитории на основании результатов анализа клиентской базы;
• сокращает время на заключение сделок;
• хранит сведения о взаимоотношениях с клиентами;
• распределяет задачи и проекты;
• быстро готовит требуемые документы;
• фиксирует ежемесячный рост/убытки бизнеса и т. д.

По  данным Института проблем предпринимательства и J’son & Partners Consulting, в 2019 году Битрикс24 использовали   43,5% российских компаний, а  по состоянию на декабрь 2021 года общее количество зарегистрированных в сервисе организаций составило 10 миллионов. Сложно достичь настолько внушительных показателей, не имея преимуществ перед аналогами.

Битрикс24: достоинства и недостатки

Сначала о минусах. 

Как и любой разработчик ПО, Битрикс24 стремится «подсадить» пользователей на свой продукт. При этом возможности могут уступать сторонним сервисам в функциональности, скорости работы или иных параметрах. Например, социальная сеть Битрикс24 не так удобна и быстра для обмена информацией, как мессенджеры WhatsApp* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией) или Telegram, а для видеоконференций многим привычнее использовать Zoom или Skype.

Второй недостаток, характерный для любого поставщика услуг – навязывание платных подписок и пакетов, которые полезны лишь отчасти. Понятной будет аналогия с мобильным операторами. Пользователь ищет тариф только для звонков. При этом сообщения он отправляет в мессенджере, а в интернет заходит через Wi-Fi. 

Однако клиент вынужден купить тариф с минутами, SMS и гигабайтами – другого мобильный оператор не предлагает. Заплатив 100% стоимости пакета, пользователь задействует лишь треть возможностей. Точно так же и часть опций платных тарифов Битрикс24 может остаться невостребованной.

Каким бы неидеальным ни был сервис, достоинств у него больше. 

К числу преимуществ облачных и «коробочных» версий относятся:

• богатый функционал для автоматизации существующих бизнес-процессов;
• наличие обучающих материалов для легкого освоения;
• возможность использования на ПК (Windows, Mac) и смартфоне (Android);
• многообразие тарифов для малого, среднего, крупного бизнеса;
• CRM, облачный диск, инструменты для командной работы даже в пробной (бесплатной) версии.

Значимый плюс Битрикс24 – возможность интеграции с сотнями сервисов, в число которых входит Calltouch.

Кому подойдет Битрикс24

Сервис успешно внедряют используют предприятия из разных сфер:

• Магазины.

Предприятия розничной/оптовой торговли заинтересованы в быстром и качественном пересчете товаров. Только на инвентаризации и приемке сотрудники сэкономят часы работы, направив это время на более полезные действия.

• Склады.

Автоматизация приемки, отгрузок, размещения продукции – способ минимизировать ошибки, возникающие из-за человеческого фактора.

• Маркировщики.

Битрикс24 позволит отследить цепочку поставки от производителя к продавцу. Это исключит возможность приемки контрафактных товаров на складе.

• Предприятия E-commerce.

Точность приемки и скорость отгрузок – ключевые факторы эффективности электронной торговли. Современный сервис для учета продукции выведет эти показатели на максимум.

• Учреждения.

Программа Битрикс24 упростит наблюдение за имуществом организации, его целостностью и передвижением. Автоматический учет снизит риск кражи или утраты из-за внешних факторов.

• Предприятия промышленности.

Максимальная автоматизация процессов – ключевое условие роста производственных компаний. Битрикс24 предоставляет возможности для развития как крупных, давно работающих предприятий, так и малого бизнеса любого направления.

Ключевые возможности сервиса

В Битрикс24 предусмотрен ряд возможностей для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности компании в целом.

CRM-система

Система управления отношениями (Customer Relationship Management) от Битрикс24 – это набор инструментов, необходимых для оперативного взаимодействия внутри фирмы или обслуживания клиентов. В их числе:

• система сквозной аналитики;
• автоматизация документооборота;
• генераторы продаж (воронки, туннели и прочее);
• онлайн-чаты;
• звонки и письма;
• контакт-центр (телефония, коллтрекинг, автоответчик) и прочее.

CRM-система Битрикс24 адаптирована к быстрому обмену данными с интегрированными приложениями.

Бизнес-процессы

Владелец компании создает задачи и отслеживает их выполнение. Также в Битрикс24 фиксируется каждое действие менеджера, нацеленное на заключение сделки – звонок потенциальному покупателю, оформление заявки, выставление счета, оплата заказа, закрытие сделки, составление отчета.

Кроме того, приложение располагает эффективными HR-инструментами. Руководитель может оценить качество работы персонала – затраченное на выполнение задач время, следование графику, эффективность работы отделов. Наглядная онлайн-структура компании облегчает управление предприятием.

Задачи и проекты

Формирование актуальных задач за пару минут. Постановка дедлайнов, расстановка приоритетов, выбор ответственных сотрудников, мгновенная отправка инструкций исполнителям.

Каждая задача в разделе детализируется. Ее можно привязать к новому/существующему проекту, подключить учет времени, поставить напоминания, сформировать подзадачу и прочее.

Коммуникации

Подразделяются на две группы:

• внутренние (для взаимодействия между сотрудниками предусмотрены HD-видеосвязь и корпоративный бизнес-мессенджер);
• внешние (контакт с лидами посредством открытых линий, Яндекс.Чат, Viber, Facebook* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией), Office365 и других, и пространства «Экстранет» для диалога с ключевыми партнерами, не подключенными к корпоративной сети).

Облачное хранилище

Сервис для безопасного хранения рабочих файлов. Корпоративным пользователям доступны:

• работа с защищенными облачными материалами;
• поиск файлов с подсказками;
• редактирование документов без подключения к интернету;
• синхронизация с Google Docs, Google Drive, DropBox, OneDrive, MOffice и другими сервисами.

Бесплатный тариф позволяет хранить до 5 Гб данных, платные версии – от 10 до 1 000 Гб.

Отчеты

Раздел для отслеживания рекламных кампаний и оценки их эффективности. Сюда загружается реклама, запущенный в Яндекс.Директ, Google Ads, VK и на других площадках. Формируются отчеты, которые характеризуют:

• продажи;
• окупаемость вложений;
• результативность менеджеров;
• влияние трафика на сайт компании;
• количество и качество лидов.

Маркетинговые данные из разных площадок сложно собрать вместе и проанализировать. Ручной сбор информации отнимает у маркетолога много времени. 

Чтобы получать емкие понятные отчеты, которые будут включать в себя данные из CRM-системы, с рекламных площадок и других маркетинговых инструментов, подключите сквозную аналитику Calltouch. Сервис объединит разнородную информацию в одном интерфейсе.

Интеграция

В официальном магазине доступны платные и бесплатные сторонние приложения. Сервисы улучшают ряд функций Битрикс24 или дополняют его, освобождают пользователей от покупки платных тарифов с ненужными опциями.

Обзор Битрикс24

Регистрация

На странице  https://bitrix24.net/create/ Вы можете получить Битрикс24 Бесплатно, но для этого необходимо ввести адрес эл. почты (свой/корпоративный), поставить две галочки. Вы получите доступ к бесплатной версии Битрикс24. Далее укажите название компании и домен.

Подключение сотрудников

На вкладке «Живая лента» выберите функцию «Пригласить сотрудников». Опция доступна только администратору, однако в настройках можно выбрать «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

В Битрикс24 предусмотрено пять способов приглашения:

• быстрая регистрация – отправка скопированной ссылки;
• по СМС – вводятся номера телефонов сотрудников, которые получают ссылку на регистрацию в сообщении;
• по e-mail – выполняется аналогично регистрации по СМС, только вводятся электронные адреса;
• самостоятельная регистрация – администратор вводит ФИО сотрудника, e-mail, должность, подтверждает регистрацию самостоятельно;
• через интегратора – заключается договор с партнером сервиса, который пригласит сотрудников без участия администратора/руководителя.

Настройка структуры.

В программу вносится весь штат компании, после чего он представляется в виде удобной таблицы. Выберите «Меню», затем «Сотрудники» и «Добавить подразделение». Для каждого работника указываются должность, руководитель, подчиненные, другие данные. 

Из подразделения можно выделить дочерние отделы/подотделы в неограниченном количестве. Здесь же предусмотрена команда «Пригласить сотрудников». Каждого работника можно перенести из одного подразделения в другое.

Создание задач.

Для этого выберите команду «Добавить задачу» и в полях укажите ее название и описание. По желанию администратора можно составить план действий, каждый шаг которого фиксируется по мере выполнения.

Далее назначаются сотрудники, участвующие в решении задачи – исполнители (ответственные), постановщики, соисполнители, наблюдатели. Во вкладке «Дополнительно» можно:

• привязать задачу к ранее созданному проекту;
• настроить учет времени;
• поставить напоминания;
• создать шаблон задачи, если она будет выполняться многократно;
• сформировать подзадачу и прочее. 

Очевидно, что с помощью Битрикс24 решается практически любая внутренняя задача. Однако некоторые направления деятельности, увы, реализовать не получится.

Для чего не предназначен Битрикс24

Это, как минимум:

1. Товарный/складской учет.
2. Бухгалтерский учет.
3. Управленческий учет.
4. Оценка себестоимости производства.
5. Кадровый учет.

Для качественного выполнения перечисленных задач Битрикс24 можно интегрировать со сторонними сервисами. Например, с 1С для учета движения товаров или Контур.Бухгалтерией для контроля оборота денежных средств в реальном времени.

Тарифы

Пользователям бесплатной версии, желающим ознакомиться с расширенными возможностями программы, предложено три тарифа:

1. Базовый (для небольших компаний/отделов численностью до 5 человек).

2. Стандартный (для малого бизнеса – до 50 пользователей).

3. Профессиональный (для крупных предприятий – неограниченное количество пользователей).

Коротко о главном

Теперь вы знаете, что такое Битрикс24 и в чем заключается его польза для бизнеса. 

• Высокий спрос на программу обусловлен большим количеством полезных функций, простотой внедрения и интуитивно понятным интерфейсом. 
• Сервис предназначен для автоматизации бизнес-процессов, избавления сотрудников от рутинных задач, оптимизации и повышения результативности деятельности компании.
• Битрикс24 используют предприятия из разных сфер: торговые компании, отели, медицинские и образовательные учреждения и прочие.
• Битрикс24 можно успешно интегрировать с большинством популярных сервисов и программ. Например, с 1С, Calltouch, Контур.Бухгалтерией и другими.