Применение и настройка смарт-процессов в Битрикс24

13.02.2023

Смарт-процессы в Битрикс24 — почему это прорыв

Битрикс24 как хороший «комбайн» состоит из множества блоков — задачи, CRM, календарь, чаты, бизнес-процессы, диск, сквозная аналитика и т.д.

Что-то из этого работает хорошо, что-то существует «для галочки».

Блок СРМ в Битрикс24 относится к удачным — удобные интерфейсы, много функций, возможность гибкой самостоятельной настройки, без программирования. Клиенты часто просят добавить что-то «как сделки, но с другим названием»:

1. Мне нужен справочник объектов с фильтрами, статусами, бизнес-процессами.
2. Мы хотим обрабатывать рекламации покупателей и привязывать их к сделкам.
3. Мы ведём найм персонала в CRM, хочется для этого отдельный раздел и сущность.

Раньше для решения таких запросов мы могли:

• Использовать отдельное направление сделок. Минус в том, что бизнес-процессы, к примеру, будут общими для всех направлений. Да и странно называть Отклик на резюме (если мы ведём найм в CRM) сделкой.
• Применять универсальные списки. Хороший вариант, если бы не устаревший, ограниченный интерфейс добавления, редактирования. Плюс нет визуального отображения статусов и вида Канбан.
• Создавать свою новую сущность. Вариант хорош всем, кроме высокой трудоёмкости — каждый интерфейс и опцию требуется программировать. Но способ был настолько популярным, несмотря на стоимость, что мы даже выпустили обучающий семинар для программистов по заказу 1С-Битрикс.

Возможности создавать и настраивать аналог сделок для различных клиентских запросов сильно не хватало. Учитывая запросы по доработке Битрикс24, что поступают в ГЕТКОД, уверен — смарт-процессы в Битрикс24 лучшая новинка за последние несколько лет.

Как найти, добавить и настроить смарт-процесс в Битрикс24

ВАЖНО! Умные процессы доступны только на старшем тарифе (Компания).

Я лично считаю, что ценность и возможности этого инструмента стоят того, чтобы перейти на него.

Смарт-процессы расположены в разделе СРМ. Находятся они в верхнем меню. При переходе на страницу показывается список смарт-процессов на портале, тут же находится кнопка добавления нового процесса.Нажимая на кнопку Добавить, мы видим 3 варианта:

• Список;
• Всё включено;
• С чистого листа.

От выбора зависит, какой мастер добавления будет вам показан. Фактически, варианты отличаются только тем, какие опции будут выбраны «по умолчанию». Пройдём по варианту «С чистого листа» и посмотрим, какие варианты предлагаются.

Первое, что требуется ввести — это название процесса.

Далее мы можем отметить следующие опции:

1. Использовать в смарт-процессе свои направления и туннели продаж. Если в вашей сущности есть несколько направлений, отличающихся стадиями или несколько этапов работ. К примеру, в подборе персонала это непосредственно поиск, вывод на рабочее место и адаптация. Каждый из этапов имеет свои стадии и мы можем соединить их туннелями — например, достигнув определённого этапа в поиске, инициировать вывод в офис. Рекомендуем оставлять эту возможность включенной если у вас действительно есть несколько разных процедур для данной сущности.
2. Использовать в процессе свои стадии и канбан. Собственно, видеть и применять эти инструменты. Также рекомендуем все это задействовать — стадии полезны для наглядности и нужны для нормальной работы роботов и триггеров.
3. Использовать в смарт-процессе роботы и триггеры. Даёт возможность реализовать автоматизацию — отправку уведомлений, постановку задач и т.д.
4. Делать направления доступными для всех. Если вы используете несколько направлений и хотите предоставить доступ к этим направлениям автоматически, отметьте опцию. Иначе, придётся настраивать права вручную после добавления направления.

Настройка полей и дополнительных возможностей

Эта вкладка управляет тем, какие стандартные поля требуется отобразить в карточке новой сущности:

• Реквизиты фирм. Привязка банковские реквизиты;
• Источник. Информация о том, откуда появился элемент;
• Клиент. Привязка к контрагенту и контактному лицу;
• Дата начала и завершения. Даты начала с элементом и предполагаемая дата окончания;
• Наблюдатели. Добавление наблюдателей, которые будут иметь доступ к элементу.

Мы настоятельно рекомендуем не включать лишние поля — чем больше полей будет в карточке, тем менее удобна она будет для быстрого заполнения. Например, для хранения откликов на резюме достаточно отметить пункт «Наблюдатели», чтобы дать функционал коллегам посмотреть отклик. Остальные пункты будут лишним «засорением» карточки.

Также тут можно отметить дополнительные опции:

• Печать документов. Если нужно формировать документы из карточки новой сущности;
• Привязку товаров. Если вам нужен каталог в данной сущности;
• Использование корзины. Если информация в данной сущности критична для вас и вы хотите сначала помещать объект в корзину перед удалением.

Связи

Важная вкладка и функция. По настоящему ценно не просто хранение новых элементов, но и связь их с другими сущностями системы.

Например, вы строительная компания и используете понятие «Дом». Вам важно не только видеть какие есть дома и на каких этапах строительства они находятся, но и привязывать их к имеющимся сделкам. В дальнейшем, вы можете ввести дополнительное понятие — например, «Жилой комплекс». Нужно будет объединить дома и жилые комплексы друг с другом.

Для реализации этой возможности служат опции данной страницы:

1. Привязать к этому смарт-процессу;
2. Привязать этот смарт-процесс.

Первая позволяет выбрать, какие элементы возможно прикрепить к данному процессу, а вторая, в каких элементах появится возможность привязывать данный процесс.Рекомендуем включать только нужные взаимодействия. Если вы не используете лиды или же новая сущность с лидами не нужна, не отмечайте эту опцию. Если в будущем вам такая связь понадобится, вы сможете изменить настройки смарт-процесса и добавить такую возможность.

Привязка к другим элементам

Если необходимо, чтобы задачи, события календаря или другие сущности CRM имели возможность привязки к вашему смарт-процессу, нужно отметить соответствующие опции.Опять-таки, просим вас быть осмотрительным и не включать ненужные зависимости. Иначе, при создании задачи, к примеру, вы увидите огромный список вариантов:

Пример умного процесса для установки окон

Рассмотрим использование таких процессов на примере установки окон.

Представим, что компания занимается производством, продажей и монтажом окон. Логичным будет разделить процесс — первичной продажей и установкой могут заниматься разные подразделения, для сборки могут привлекаться сторонние бригады.

Допустим, вы ведёте первичные продажи в сделках. Теперь создадим отдельный смарт-процесс для монтажа окон.

Мы создадим отдельный смарт-процесс со следующими этапами:

• Заявка принята;
• Время и бригада согласованы;
• Доставка окна;
• Работы в процессе;
• Работы выполнены;
• Оплачено частично;
• Оплачено полностью.

На первую стадию мы сделаем автоматическую пометку для оператора — нужно связаться с клиентом, согласовать время выезда и выбрать бригаду.Тут есть небольшая доработка Битрикс24 — на момент написания, можно вставить только имя заказчика, а не ссылку на него. Но проблема решается тем, что есть единство задачи со смарт-процессом — требуется перейти в смарт-процесс, а оттуда уже связаться с клиентом:
Также тут реализован просмотр всей актуальной информации: данные клиента, адрес установки, историю обработки и т.д.

Обратите внимание на важную вкладку «Связи» — тут будет информация о связанных СРМ-сущностях. Например, прикрепить сделку по продаже окна, чтобы было понятно, что именно необходимо сделать.Таким образом, мы не только получаем базу данных по установкам, но и можем автоматизировать важные моменты — оповещения сотрудников, постановку задач и т.д.

К примеру, через какое-то время после попадания в Оплачено частично, мы можем отправить СМС с просьбой оплатить остаток суммы.

Сколько стоит настройка и какие сроки

Компания ГЕТКОД предлагает услуги по настройке и автоматизации смарт-процессов:

1. Обработка рекламаций;
2. Простая поддержка пользователей ITSM;
3. Заявки на ремонт и т.д.;
4. Отдельные клиентские услуги;
5. HR-процессы (подбор персонала, введение в должность и т.д.).

Всё это реализуется с помощью смарт-процессов. Единственный ощутимый минус, обнаруженный во время тестирования — отсутствие полноценных бизнес-процессов. Только роботы и триггеры. Причём в роботах есть нюанс с полноценными ссылками на связанные CRM-сущности. Думаю, что Битрикс поправит это в ближайших обновлениях.

Настройка одного смарт-процесса у нас стоит от 28 000 рублей. По срокам — неделя.
Заявку можно оставить, заполнив форму ниже.