Технические риски внедрения корпоративного портала

01.05.2022

1. Задачи проекта
2. Выбор системы
3. Ключевые интеграции
4. Поддержка и развитие
5. Требуемые компетенции подрядчика

Статья написана для IT-руководителя, участвующего в проекте запуска внутреннего корпоративного портала в крупной компании. Говорим о задачах, технических рисках и лучших практиках.

Цифровизация в HR-процессах это растущий тренд. Все чаще HR-руководители становятся инициаторами проектов по переносу процессов на цифровые рельсы. Это касается и рекрутинга, и внутренних HR-процессов.

Бизнес-цель такого проекта: повысить эффективность решения HR-задач (ускорить адаптацию, снизить текучку, повысить лояльность, решить проблему недостатка информации на старте, оцифровать рутинные задачи кадрового делопроизводства, сделать HR-процессы прозрачнее в целом).

Задачи проекта

Пример структуры такого проекта мы приводили в статье Дорожная карта внедрения Битрикс24 в крупной компании. Цели, стадии, место в инфраструктуре.

IT-директор в этой ситуации сталкивается с целым набором технических и организационных вопросов. Важно с одной стороны, не усложнять ИТ-инфраструктуру, а с другой – интегрировать HR-портал с нужными системами.

Типичный проект запуска HR-портала с точки зрения ИТ имеет ряд ключевых этапов:

• Выбор системы
• Настройка процессов
• Интеграция с корпоративными системами, загрузка справочников и общей информации
• Приглашение сотрудников
• Поддержка и развитие системы

На каждом этапе проекта есть риски, для управления которыми ИТ-департаменту надо обратить внимание на компетенции и опыт подрядных организаций.

Выбор системы

Выбор системы для HR-портала в 2021 году сводится к нескольким альтернативам: MS, SAP, Битрикс24 и еще парочка очень специальных нишевых решений.

Мы считаем Битрикс24 лучшим выбором.
Почему? Даже если не смотреть на тренд импортозамещения, ключевой вопрос – стоимость внедрения и владения системой.

Битрикс24:

• Штатно интегрируется с MS AD и 1С: ЗУП
• Предоставляет большой объем готовых решений для HR-задач
• Имеет комфортный способ лицензирования “наборами пользователей”
• Предоставляет выбор команды внедрения и поддержки более чем из 1000 компаний

Отдельный плюс – часто в компаниях Битрикс24 уже используется как система управления задачами и проектами бэк-офиса или как CRM-система. Удобно строить корпоративный HR-портал на знакомой людям системе.

Какие вопросы должен задать ИТ-руководитель на этом этапе:

• Какова цена лицензии «сейчас» и ежегодного продления поддержки?
• Сколько пользователей включено и сколько будет стоить включение всего штата компании? а при двукратном росте?
• Включена ли в стоимость проекта интеграция с AD и 1С ЗУП?
• Какие модули уже готовы? Что будет разрабатываться по индивидуальному проекту?
• Можно ли получить отзывы от компаний, уже находящихся на поддержке у поставщика?
• Как спрогнозировать нагрузку на собственных инженеров техподдержки после внедрения?
• Кто и как будет реализовывать поддержку второго уровня?

Ключевые интеграции

Корпоративный HR-портал, помимо оргструктуры и информации об учетных записях, может быть интегрирован с другими системами:

• Система управления проектами вроде MS Project;
• Система OKR и KPI;
• Система документооборота вроде 1С Документооборот;
• LMS-система;
• HRM-системы.

Важно понимать что если не существует готового решения, то «нестандартные» интеграции потребуется спроектировать и разработать в рамках проекта, что сильно скажется на его стоимости.

Какие вопросы HR-департаменту должен задать ИТ-руководитель на этом этапе:

• Зачем нужна каждая интеграция? какие конкретно сценарии нужны?
• Можно ли обойтись просто «ссылкой» на связанную систему?
• Можно ли каждую интеграцию свести к односторонней (например, выгрузка профилей вовне или получение показателей снаружи)?

У каждого потенциального подрядчика надо спросить:

• Какой есть (положительный и отрицательный) опыт внешних интеграций HR-порталов? можно ли получить рекомендации?
• Есть ли наработки по интеграции с внешними системами? (например, ИНТЕРВОЛГА имеет опыт интеграции с MS Project, 1С Документооборот, HuntFlow и системой KPI на базе ЗУП);
• Как будет реализован каждый вид интеграции? какие ресурсы от ИТ-департамента и смежных подрядчиков потребуются)?

Поддержка и развитие

Стоимость поддержки HR-портала складывается из:

• Расходов на серверы и их администрирование;
• Расходов на лицензии продуктов;
• Цены времени собственного персонала на первую линию консультационной поддержки
• Оплаты 2 линии поддержки;
• Бюджета развития по новым запросам.

Нужно проверить вашего потенциального подрядчика на готовность не просто разрабатывать HR-портал, но и качественно поддерживать его. Спросите:

• Какова лучшая практика поддержки серверного оборудования и ПО для HR-портала?
• Как рассчитывается стоимость лицензий для ПО?
• Как оценить требуемые собственные ресурсы для первой линии поддержки?
• Как подрядчик строит работу по 2 линии поддержки?
• Какие есть предложения по развитию? может ли подрядчик предложить готовые решения?

Требуемые компетенции подрядчика

В целом проект внедрения HR-портала похож на другие проекты запуска корпоративных ИТ-систем. Однако особенности этих продуктов требуют внимательно отнестись к наличию у подрядчика опыта и компетенций.

Проверьте:

• Наличие компетенции по коробочной версии 1С-Битрикс;
• Присутствие в списке компаний, рекомендованных 1С-Битрикс для крупных внедрений;
• Наличие статуса 1С-Франчайзи и специалистов по 1С ЗУП для проведения интеграции собственными силами;
• Опыт выполнения редизайна Битрикс24 в стиле корпоративного брендбука;
• Наличие готовых решений в области HR-модулей (например, оценки 360, сервисов единого окна для кадровых услуг, готовых бизнес-процессов);

ГетКод обладает всеми требуемыми компетенциями, наши специалисты готовы квалифицированно ответить на все вопросы по внедрениям HR-портала.