Внедряем Битрикс24: главные вопросы

Успешное внедрение Битрикс24

Успешное внедрение Битрикс24 зависит от нескольких факторов, которые обязаны ответить на главные вопросы вашей компании, о которых речь пойдет чуть ниже.

Прежде, чем внедрять Битрикс24, нужно провести подробный анализ бизнес-процессов. От этого зависит дальнейший ваш путь: настройка функционала, обучение сотрудников работе в системе, их сопровождение на этапе запуска Битрикс24 и первое время после внедрения.

Идеальная система организации

Чтобы получить идеальную систему в вашей организации, ответьте себе на три главных вопроса:

1. Что вы хотите внедрять и для чего?
2. Кто будет это делать?
3. Как будет происходить процесс внедрения?

Вопрос №1. Что внедрять?

Битрикс24 представляет из себя совокупность инструментов и целую экосистему для того, чтобы оптимизировать работу компании и увеличить KPI своих сотруднков.

Обычно Клиент видит систему «Битрикс24» по кусочкам, выделяя лишь конкретные ее функции, которые ему необходимы для работы. Обычно это task-трекер, CRM или HR-портал. Хотя эти блоки лишь часть большой системы Битрикс24. Другими словами, это все равно, что говорить только о колесах или фарах автомобиля, при этом не открывая капот.

За долгие годы работы с продуктом мы сформировали статистику запросов на внедрение Битрикс24 и ниже предоставляем ее вам с округленными цифрами:

• 70% запросов приходит на внедрение CRM;
• 20% — внедрение модуля учёта задач и проектов;
• 10% — внедрение Интранет (сюда относятся общекорпоративные инструменты: коммуникации, документооборот, организация штата компании, HR и так далее).

Интересный факт

Если Клиент приходит с третьим запросом (Интранет), то потом он редко может выйти на внедрение CRM, а вот те компании, которые сформулировали для себя CRM как основной запрос, часто берут все в комплексе: и учет задач/проектов, и блок Интранета.

Как вы видите, часто Клиент только на стадии переговоров понимает, что ему нужно. Поэтому, прежде чем ответить себе на вопрос «А что же я хочу внедрять?», обратитесь с ним к профессионалам. От того, какие блоки вы хотите автоматизировать, зависит тип внедрения.

Вопрос «Что внедрять?» уже не кажется таким странным, когда мы говорим про Битрикс24.

Вопрос №2. Кто будет внедрять и кому это доверить?

Компании подходят по-разному к этому вопросу. Кто-то внедряет систему своими силами, а кто-то вверяет этот проект в руки специалистов. Но у многих Клиентов до сих пор нет понимания, зачем что-то именно «внедрять»: есть готовая программа, можно сразу работать.

Не забывайте, что решение «Битрикс24» - это универсальный продукт для всех видов бизнеса, но при этом он не заточен под конкретно ваш бизнес на все 100%. Другими словами, в любом случае желательно провести предварительный анализ бизнес-процессов, чтобы поменять, что именно нужно автоматизировать.

Есть ли в вашей компании ресурсы для того, чтобы детально погрузиться в продукт и внедрить его своими силами? Для этого нужны компетентные сотрудники и какое-то количество свободного времени. Подумайте, может, лучше будет доверить эту задачу специалистам?

Вы получите полноценный продукт, который будет функционировать на своих максимальных возможностях. Установить Битрикс24 можно и своими силами, но грамотно настроить систему под нужды вашей компании и оперативно научить сотрудников работе с ним под силу только специалистам по этому продукту.

Не забывайте и о том, что в идеале надо будет разработать регламенты по работе в системе, которые должны быть понятны и рядовому пользователю.

В какой-то момент времени наступает необходимость как-то дополнить функционал Битрикса в связи с расширением штата компании или появлений новых направлений деятельности. Можно, конечно, нанять себе программиста в штат, но это дополнительные расходы, которые могут не оправдаться, если доработки потребуются лишь изредка. Кроме этого, программист желательно дополняет продукт по правильно сделанному техническому заданию, а таковое под силу составить человеку, который досконально знает продукт.

И здесь мы «раскроем тайну» второй составляющей успешной команды внедрения. Именно команды, потому что какого бы хорошего интегратора не выбрал Клиент, на его стороне всегда должен быть выделен человек/команда, ответственный за внедрение.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что за внедрением Битрикс24 лучше обратиться к опытным специалистам. Разумеется, этот вариант не является обязательным, но он существенно упростит жизнь вашей компании и ее сотрудников.

Вопрос №3. Как внедрять?

Мы определились с тем, что внедряем, нашли интегратора и теперь перед нами встает самый главный вопрос: «Как внедрять?».

Это план или, если хотите, алгоритм внедрения Битрикс24 в компании.

Из чего состоит этот план?

1. Аналитика бизнес-процессов.

Здесь собираются данные о Клиенте и его бизнес-процессах, переработка видения задач клиента в полноценный бриф, настройка соответствующих блок-схем. Начать стоит с выявления «болей» клиента, его ожиданий от внедрения и так далее.

Далее пишется техническое задание, в котором подробно указывается путь внедрения Битрикс24. На этом этапе вы платите специалисту за то, что она разбирается в особенностях ведения бизнеса вашей компании, выявляет «слабые» области. Требующие автоматизации и разрабатывает конкретно под вас план внедрения, включая все сопутствующие атрибуты. Лучше всего с этой задачей справятся бизнес-аналитики с опытом работы с Битриксо24.

2. Настройка функционала Битрикс24.

На этом этапе идет отладка продукта. Мы здесь говорим о типовых настройках продукта, а также о нетиповых, куда относится написание сторонних сервисов и утилитов, программирование дополнительного функционала и так далее.

3. Обучение сотрудников работе с системой

Многие клиенты не понимают, зачем сотрудникам обучение. Есть же инструкции, при желании можно отыскать полезные гайды в Интернете. Разумеется, это так, но, во-первых, в случае обучения сотрудников командой внедренцев Клиент получает индивидуальный подход к каждому из них. Во-вторых, в этом случае специалисты интегратора могут служить буфером между Заказчиком (как правило, кем-то из руководящего состава) и недовольными переменами сотрудниками. Руководитель в этом случае в глазах сотрудников – это человек, который занимается стратегией и инвестирует в развитие. Если вы владелец или руководитель небольшой компании, то наверняка понимаете, о чем мы говорим.

Как правильно учить? Исходя из своего опыта, мы сформировали систему обучения, которая позволяет быстро рассказать и показать наглядно все процессы, происходящие в Битрикс24.

Обучение условно можно разделить на базовое (основные инструменты Битрикс24, которые нужны всем) и профильное (работа с конкретными блоками программы). Группы сотрудников на обучение лучше формировать не более 10-15 человек, чтобы уделить внимание каждому. Важной частью обучения является выполнение практических заданий.

Разумеется, лучше доверить обучение специалисту со стороны, который обладает соответствующими компетенциями и может полноценно провести урок по тем или иным инструментам Битрикс24.

Выбор интегратора для внедрения Битрикс24 – это ответственная задача, и здесь необходима командная работа как опытных специалистов-внедренцев, так и сотрудников компании Клиента.

После внедрения не бросайте своих коллег на произвол судьбы. Обучение и техподдержка, особенно в первые месяцы, а также доработка программы – не менее важные части успешного процесса, чем установка продукта.

И помните, что любое внедрение должно идти на благо и компании, и ее сотрудникам!

Начните свою работу с Битрикс24 с выбора опытного высококвалифицированного подрядчика. Обратитесь к нашим специалистам!